Asianajotoimisto Aura Oy:n asiakkaita koskeva rekisteri- ja tietosuojaseloste
Tämä on Asianajotoimisto Aura Oy:n henkilötietolain (10 § ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.
1. Rekisterinpitäjä
Asianajotoimisto Aura Oy
Aurakatu 8
20100 Turku
Puh. +358 2 279 0000
Fax +358 2 279 0022
2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Asianajaja Tomi Eloluoto
tomi.eloluoto@auralaw.fi
Puh. 02 – 279 0000
3. Rekisterin nimi
Asianajotoimisto Aura Oy:n asiakasrekisteri
4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on toimeksiantosopimus, laki sekä asiakassuhteeseen perustuva oikeutettu etu.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on asianajotoimeksiannon hoitaminen ja yhteydenpito asiakkaisiin. Henkilötietoja käsitellään myös lakiin perustuvien ja viranomaisten määräysten ja ohjeiden mukaisten säilytys, raportointi- ja kyselyvelvoitteiden täyttämiseksi. Henkilötietoja saatetaan käyttää myös asiakasviestintään.
Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat mm.: henkilön nimi, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite), sosiaaliturvatunnus (mikäli tieto tarvitaan toimeksiannon hoitamista varten tai erityislaista johtuen kuten rahanpesulaista johtuvien velvoitteiden täyttämiseen liittyvä tarve), yritys/organisaatio ja henkilön asema yrityksessä (yritystoimeksianto), mahdollinen ammattiliiton ja/tai työttömyyskassan jäsenyys, vakuutusyhtiön tiedot, jossa asiakkaalla on toimeksiantoon liittyvä vakuutus, yhteystiedot laskutustiedot, muut asiakassuhteeseen liittyvät tiedot (ml. toimeksiantoon liittyvien muiden osapuolten tiedot).
Tietoja säilytetään asianajotoimintaa koskevien säädöksien ja ohjeiden mukaisesti, lähtökohtaisesti 10 vuotta toimeksiantosuhteen päättymisen jälkeen.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta tai rekisteröidyltä. Tietoja saadaan mm. toimeksiantosopimuksista, www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan. Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä viranomaisilta sekä muista luotettavista lähteistä lainsäädännön sallimissa rajoissa.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja voidaan luovuttaa vain asianajajia koskevia salassapito- ja vaitiolosäännöksiä noudattaen ja vain siinä määrin kuin se on tarpeellista asiakkaan toimeksiannon hoitamista varten tai mikäli laki sitä edellyttää.
Henkilötietojen käsittelyssä voidaan käyttää alihankkijoita, jolloin tietosuojalainsäädännön vaatimuksista huolehditaan sopimuslausekkein.
Tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole asiakkuuteen tai muuhun asialliseen yhteyteen liittyvän palvelun toteuttamisen vuoksi tarpeellista.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Internet-palvelimella säilytettävä aineisto säilytetään siten, että laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti mm. palomuurilla ja virustorjuntaohjelmalla.
Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.
Rekisterin sisältämät tiedot säilytetään Suomen Asianajajaliiton ohjeiden edellyttämällä tavalla.
9. Automaattinen tiedonkeräys ja tunnistetietojen käsittely
Asianajotoimisto Aura Oy:n verkkosivusto on kaikille avoin, eikä sivujen selaaminen edellytä rekisteröintiä. Verkkosivuston käyttäjistä ei kerätä henkilötietoja, joista yksittäinen käyttäjä voitaisiin tunnistaa. Palvelun käytöstä voidaan kerätä kootusti tilastollista tietoa palvelun kokonaiskävijämäärästä, suosituimmista sivuista, palveluun sisääntulosivuista, palvelusta poistumissivuista tai muita vastaavia tietoja. Tilastollisen tiedon keräämiseen verkkosivuilla voi olla käytössä esim. Google Analytics. Googlen tietosuojakäytäntö on luettavissa osoitteessa http://www.google.fi/policies/privacy/
10. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä tietojen antamisesta, mikäli pyyntö on selkeästi perusteeton tai kohtuuton tai kohdistuu salassapito- ja vaitiolovelvollisuuden piirissä olevaan tietoon.
Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa). Tiedot on pyydettävissä maksutta kerran vuodessa.
11. Tietojen poistaminen ja oikeus tulla unohdetuksi
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Tietoja voidaan poistaa henkilön vaatimuksesta tai asiakassuhteen loppumisen vuoksi lukuun ottamatta Suomen Asianajajaliiton edellyttämien esteellisyysseikkojen tarkistamiseksi välttämättömiä tietoja.
12. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
13. Asiakkaan oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Asiakkaalla on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä. Toimivaltainen valvontaviranomainen asiakkaan henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä asioissa on Tietosuojavaltuutetun toimisto, Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 Helsinki, PL 800, 00521 Helsinki, puh. 029 56 66700, tietosuoja@om.fi.
Lisäksi Aura Oy:n toimintaa valvoo yleisesti Suomen Asianajajaliitto, Simonkatu 12 B 16, PL194, 00101 Helsinki, puh. (09) 6866 120, info@asianajajaliitto.fi.
Evästeet verkkosivuillamme
Kun vierailet jollain verkkopalvelumme sivulla, sivustomme tallentaa päätelaitteellesi evästeitä.
Asianajotoimisto Aura Oy:n verkkosivuilla käytettävät evästeet ovat teknisiä evästeitä, jotka mahdollistavat verkkopalvelumme toimivuuden ja joiden avulla pystymme tarjoamaan sinulle parempaa palvelua. Evästeiden avulla verkkosivu esimerkiksi muistaa, millä kielellä haluat sivustoamme käyttää.
Käytämme evästeitä myös käyttökokemuksen parantamiseen, analytiikkaan ja personoidun sisällön tuottamiseen.
Sivustolla on käytössä seuraavat evästeet:
- Google Analytics: Kävijäseuranta, analytiikka
Muokkaa evästeasetuksia
Evästeasetuksia pääsee muokkaamaan myös sivun oikean alakulman napista.
